ความสำคัญของการเพิ่มผลผลิต

การปรับปรุงคุณภาพเพื่อการเพิ่มผลผลิต

การปรับปรุงคุณภาพเพื่อการเพิ่มผลผลิต เปรียบเสมือนกับการแก้ปัญหาเพื่อให้การทำงานที่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลที่ดีขึ้น ในการปรับปรุงแก้ไขจะต้องกระทำอย่างต่อเนื่องในทุกขั้นตอนของวิธีการการแก้ไขปัญหา ซึ่งตามวิธีของการแก้ปัญหานี้ได้มีการใช้การแก้ปัญหาตามหลักวงจร PDCA ของ W.E. Deming โดยในแต่ละขั้นตอนของการปฎิบัติจะต้องได้รับการตอบสนองการทำงานจากกลุ่มคนที่ทำงานด้วยกันร่วมกันทำจึงจะประสบผลสำเร็จ
การที่จะทำการปรับปรุงคุณภาพเพื่อที่จะเพิ่ม Productivity อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลแล้วจำเป็นที่จะต้องมีขั้นตอนที่ชัดเจนที่ทำให้ผู้ที่ปฎิบัติงานมีความรู้ความเข้าใจที่ตรงกัน เมื่อพิจารณาถึงกระบวนการในการปรับปรุง Productivity แล้วกล่าวได้ว่ามีความคล้ายคลึงกับกระบวนการเพื่อการแก้ปัญหาเพราะเป็นลักษณะการที่องค์กรมุ่งเน้นที่ความพยายามเพื่อการปรับปรุงให้ดีขึ้น โดยทั่วไปแล้วกระบวนการแก้ปัญหาตามวงจร PDCA ประกอบด้วย
1. PLAN เป็นการค้นหาสาเหตุหรือหัวข้อของปัญหา มีการกำหนดเป้าหมายของงานที่จะ
ทำ สำรวจสภาพปัจจุบันแล้วกำหนดแนวทางแก้ไข
2. DO เป็นการดำเนินการแก้ไข
3. CHECK เป็นการตรวจสอบผลการแก้ไข
4. ACT การกำหนดมาตรฐานและปรับปรุงให้ดีขึ้น
การที่จะทำให้การปรับปรุงประสบความสำเร็จจะต้องมีความมุ่งมั่นเอาจริงต่อการปรับปรุง Productivity ขององค์กรไม่ว่าจะเป็นความมุ่งมั่นและการมีส่วนร่วมทำของผู้บริหารระดับสูง ภาวะผู้นำและการมีส่วนร่วมทำของผู้บริหารระดับกลาง ความพยายามอย่างเต็มกำลังของหัวหน้างานและพนักงานและการมีใจที่คิดดีคิดในแง่บวกอยู่ตลอดเวลาทำใจให้เข้มแข็งในการเผชิญกับปัญหาเพื่อให้ฟันฝ่าไปได้สำเร็จ การดำเนินการปรับปรุง Productivity องค์กรอาจจะดำเนินการเองหรือติดต่อขอรับบริการจากองค์การที่ปรึกษา ประกอบไปด้วยขั้นตอนหลักๆ คือ 1) การรับความต้องการ เป็นจุดเริ่มต้นที่องค์การติดต่อไปยังอง๕การที่ปรึกษาเพื่อขอรับการบริการในการปรับปรุง Productivity
2) การเตรียมการเบื้องต้น เป็นการที่องค์การที่ปรึกษาต้องติดต่อเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้ทราบ
และเกิดความเข้าใจตรงไปตรงมาต่อสภาพการทำงานจริง 3) การนำเสนอแผนโครงการ 4) การลงนามในสัญญาให้คำปรึกษาแนะนำ 5) การให้คำแนะนำ 6) การสรุปผลของโครงการ
ในแบบของการปรับปรุงตามวงจร PDCA นั้นจะต้องทำไปตามขั้นตอนเพื่อให้เกิดผลที่ดีที่สุดโดยเริ่มที่ขั้นตอนแรก PLANNING STEP ในขั้นตอนนี้เป็นขั้นของการสำรวจเพื่อค้นหาและเลือกหัวข้อของปํญหาโดยรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ โดยจะทำการศึกษาข้อมูลต่างๆ ที่องค์กรทำการบันทึกและเก็บรวบรวมไว้ มาจากการสัมภาษณ์ผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้อง ศึกษาสภาพการทำงาน ณ สถานที่จริง จากนั้นทำการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้ทราบจุดอ่อนจุดแข็งขององค์กนในภาพรวมด้วยวิธีการ Productivity Analysis ประกอบไปด้วยการวิเคราะห์มูลค่าเพิ่ม การวิเคราะห์ทางการเงิน การวิเคราะห์เชิงกายภาพ การวิเคราะห์ยอดขาย ต้นทุนสินค้า คุณภาพสินค้ารวมถึงการส่งมอบสินค้า การสำรวจเกี่ยวกับปัจจัยด้านบุคลากร การสำรวจเกี่ยวกับความสามารถด้านการบริหารจัดการ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะทำให้ทราบจุดที่เป็นปัญหาวิกฤตในภาพรวม ปัญหาหลักๆ ที่เกิดขึ้นในส่วนของการผลิต แล้วนำสิ่งที่ทราบเหล่านี้ไปเลือกหัวข้อของปัญหาที่ต้องการจะนำมาแก้ไขแล้วตั้งเป้าหมายเพื่อการปรับปรุงต่อไป โดยที่การกำหนดเป้าหมายเพื่อการปรับปรุงจะต้องทำในลักษณะที่แคบลงมา การเริ่มการปรับปรุงในระหว่างนี้จะมีการนำระบบ 7 QC Tool มาใช้เพื่อการเก็บและการวิเคราะห์ข้อมูลทีเป็นระบบ ในการปรับปรุงนั้นจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจนอย่างที่กล่าวในตอนแรกดังนั้นเป้าหมายที่ดีควรจะเป็น SMART Target คือ
S-Specific มีความจำเพาะเจาะจง ผู้เกี่ยวข้องทุกคนสามารถทราบเป้าหมายของตนเอง
M-Measurable สามารถวัดได้
A-Agree Upon เป้าหมายเป็นที่ยอมรับ
R-Realistic เป็นเป้าหมายที่เป็นไปได้ในการบรรลุผลสำเร็จ
T-Time Frame มีระยะเวลาในการบรรลุเป้าหมาย
ขั้นตอนต่อไป DOING STEP เป็นขั้นตอนของการทำให้เป็นไปตามแผนนั้นซึ่งแผนที่ดีจะต้องระบุเวลาในการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนและการใช้เครื่องมือในการแก้ปัญหาให้เหมาะสมในแต่ละสถานการณ์ของแต่ละบริษัท เพราะการใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในการปรับปรุงก็จะทำให้การปรับปรุงเกิดผลสำเร็จ ในการลงมือปฏิบัติเพื่อการแก้ไขปัญหาผู้ปฏิบัติอาจได้รับ ขั้นต่อมาเป็นขั้นการ CHECKING STEP คือการตรวจสอบและติดตามผลการปฏิบัติ เพื่อประเมินประสิทธิผลของแนวทางการแก้ไขปัญหา ในขั้นตอนนี้เป็นการเก็บตัวเลขข้อมูล หลังจากมีการปฏิบัติการแก้ปัญหาแล้ว เพื่อเปรียบเทียบกับข้อมูลก่อนการปรับปรุงงาน โดยใช้เครื่องมือคิวซีในการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ เป็นเครื่องมือช่วย เช่น ฮิสโตแกรม พาเรโตไดอะแกรม หรือแผนภูมิควบคุม เป็นต้น ตลอดจนตรวจสอบดูว่ามาตรฐานที่ได้ปฏิบัติไปนั้นมีผลกระทบต่อปัจจัยใดบ้างหรือไม่ จากนั้นเปรียบเทียบผลที่ได้กับเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้นำผลการปรับปรุงไปเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ หากได้ต่ำกว่าที่ควรให้กลับไปดำเนินการปฏิบัติใหม่ แล้วทำการระบุแยกแยะผลได้ทั้งทางตรงและทางอ้อมโดยพิจารณาผลที่เกิดขึ้นด้วยการสรุปคำนวณประโยชน์ที่ได้จากการแก้ปัญหานั้น โดยเฉพาะให้คิดออกมาเป็นตัวเงินเพราะจะเป็นหน่วยวัดที่สำคัญและเป็นรูปธรรมที่สัมผัสได้ง่ายกว่าในทางปฏิบัติแล้วการตรวจและติดตามผลสามารถทำให้หลายวิธีและหลายช่องทาง เนื่องจากการปรับปรุงเพื่อการแก้ปัญหาเป็นกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่องที่ต้องดูแลและต้องติดตามอยู่ตลอดเวลา ซึ่งในการทำงานแต่ละวัน หากได้กำหนดช่วงเวลาเพื่อการติดตามผลการปฏิบัติงานดังกล่าวไว้ด้วยก็จะทำให้โอกาสในการที่จะได้รับรู้ถึงความก้าวหน้าและรับทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นไปได้อย่างต่อเนื่องและยังทำให้กระบวนการในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นอย่างเอาจริงเอาจังมีความเป็นไปได้สูงด้วย
การตรวจและติดตามผ่านการประชุมของผู้บริหาร ปัญหาหรืออุปสรรคบางประการ หัวหน้างานอาจจะเข้าไปช่วยเหลือได้ไม่เต็มที่หรืออาจจะไม่อยู่ในสภาวะวิสัยที่จะยื่นมือเข้าไปแก้ไขได้ จำเป็นต้องให้ผู้บังคับบัญชาที่อยู่เหนือขึ้นไปเข้ามาดูแลและให้คำแนะนำ อย่างไรก็ตาม การจะให้หัวหน้างานเข้าไปรายงานต่อผู้บังคับบัญชาโดยบอกว่ามีปัญหาเกิดขึ้นอาจจะเป็นได้ยาก วิธีการหนึ่งที่จะทำให้ผู้บังคับบัญชาเข้ามามีส่วนร่าวมในเรื่องนี้ได้ง่ายขึ้นคือการให้มีการประชุมระดับผู้บริหารเพื่อติดตามเรื่องการปรับปรุงนี้อย่างต่อเนื่องเป็นปกติ
การตรวจและติดตามโดยกำหนดให้มีวันแห่งการเพิ่มผลผลิต สำหรับพนักงานบางกลุ่มแล้ว การแก้ไขปัญหาหรือการปรับปรุงงานอาจเป็นเรื่องใหม่หรือเป็นเรื่องที่ยากแก่การเข้าใจและลงมือปฏิบัติ การจะผลักดันให้เกิดการแก้ไขปัญหาหรือการปรับปรุงงานอย่างจริงจังจึงไม่ใช่แค่การ “สั่ง” ให้พนักงาน “ทำ” เท่านั้น แต่จำเป็นต้องดำเนินการควบคู่ไปกับการสร้างบรรยากาศที่เป็น “บวก” ด้วย การส่งเสริมสนับสนุนและรณรงค์ทั้งองค์การให้เห็นถึงความสำคัญของการปรับปรุงงานนี้ บางองค์การอาจจัดงานที่เรียกว่า “วันแห่งการเพิ่มผลผลิต – Productivity Day” ขึ้นทุกๆ 3 เดือน ซึ่งจะคล้ายกับวันเสนอผลงานของกิจกรรมคิวซี เพียงแต่ในวันดังกล่าวนี้มีวัตถุประสงค์ที่สำคัญคือมุ่งสร้างให้เกิดการตื่นตัวและเกิดความเป็นกันเองร่วมกันในทุกระดับต่อการปรับปรุงงาน
ACTION STEP ปกติเมื่อเราทำการ “ตรวจสอบและติดตามผล (Check)” แล้วผลที่เกิดขึ้นจะมี 2 กรณีคือ
1. ผลที่ได้เป็นไปตามแผน คือการจัดทำเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงาน
2. ผลที่ได้ไม่เป็นไปตามแผน
ACT นั้นจะประกอบไปด้วยการลงมือกระทำ 3 ระดับคือ
1. การแก้ไข (Correction
2. การจัดทำเป็นมาตรฐาน (Standardization)
3. การปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น (Improvement)

การกำหนดเป็นมาตรฐานในขั้นตอนนี้ก็เพื่อเป็นการยุติสาเหตุของปัญหาและนำเอามาตรฐานการปฏิบัติที่ถูกต้องแล้วไปปฏิบัติอย่างจริงจังเพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาเดิมเกิดขึ้นซ้ำเมื่อปัญหาหรือหัวข้อที่ได้เลือกมาทำการปรับปรุงนั้นได้รับผลสำเร็จที่ดีจนสามารถกำหนดเป็นมาตรฐานในการทำงานได้ ถือว่ารอบของวงจร PDCA ต่อเรื่องนั้นได้สัมฤทธิ์ผลสมบูรณ์
สรุปแล้ว Productivity Improvement นั้นเน้นตามขั้นตอน P-D-C-A เพื่อแสดงให้เห็นว่าการปรับปรุงด้าน Productivity เป็นวงจรที่ไม่สิ้นสุด และเป็นกระบวนการอย่างต่อเนื่อง เพราะว่าการปรับปรุงเมื่อไม่กระทำอย่างต่อเนื่องก็ทำให้ไม่เกิดผลการปฏิบัติ โดยที่บางครั้งผู้ที่ปฏิบัติอยู่อาจจะกระทำอยู่ ปฏิบัติอยู่แต่ผู้บังคับบัญญชาไม่ให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องก็ไม่เกิดผลในทางที่ดีขึ้นและในการที่จะทำการปรับปรุง Productivity โดยหมุนวงจร PDCA ไปเรื่อยๆทำให้ปัญหาต่างๆ ที่มีอยู่จะได้รับการแก้ไขมีการทบทวนในสิ่งที่เกิดขึ้นและได้รับการปรับเปลี่ยนกลวิธีต่างๆ จนกระทั่งจะไม่เกิดซ้ำอีก แต่อย่างไรก็ตามการที่จะให้ประสบผลสำเร็จเลยในครั้งเดียวย่อมเป็นไปได้ยาก และ การที่จะทำได้ดังนี้จำเป็นต้องได้รับความร่วมมืออย่างจริงจังจากผู้ร่วมงานทุกๆคนและผู้บังคับบัญชาจะต้องกระทำให้เห็นเป็นตัวอย่างและสม่ำเสมอพร้อมๆ กับการเปิดใจและมีทัศนคติเป็นบวกต่อการปรับปรุงงานเหล่านั้น บางครั้งการที่ผู้บังคับบัญชามีความเห็นว่างานนั้นๆ ดีอยู่แล้วแต่เมื่อสอบถามจากผู้ปฏิบัติแล้วอาจจะได้รับคำตอบว่ายังไม่ดี หรือยังไม่ดีพอและสามารถที่จะทำให้ดีมากยิ่งขึ้นซึ่งแสดงให้เห็นถึงการเข้ามามีส่วนร่วมในการให้ข้อคิดเห็นและมีแนวทางที่จะแก้ไข จะเห็นได้ว่าการที่จะทำการปรับปรุงคุณภาพเพื่อที่จะเพิ่ม Productivity อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลแล้วจำเป็นที่จะต้องมีขั้นตอนที่ชัดเจนที่ทำให้ผู้ที่ปฎิบัติงานมีความรู้ความเข้าใจที่ตรงกัน บทบาทและทัศนคติพื้นฐานต่อการปรับปรุงงานตามวงจร PDCA ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อทุกๆ คนที่เกี่ยวข้องไม่ใช่ที่คนใดคนหนึ่งกระทำเพียงคนเดียว เนื่องจากการปรับปรุงเพื่อการแก้ปัญหาเป็นกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่องที่ต้องดูแลและต้องติดตามอยู่ตลอดเวลา ซึ่งในการทำงานแต่ละวัน หากได้กำหนดช่วงเวลาเพื่อการติดตามผลการปฏิบัติงานดังกล่าวไว้ด้วยก็จะทำให้โอกาสในการที่จะได้รับรู้ถึงความก้าวหน้าและรับทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นไปได้อย่างต่อเนื่องและมีแนวทางในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว